Definamos qué es un evento corporativo
Un evento corporativo es un encuentro organizado por una empresa para conectar con empleados, clientes, colaboradores u otros públicos con un objetivo concreto, como comunicar novedades, fortalecer relaciones, presentar productos o generar oportunidades de negocio.
En función de cuál sea el objetivo que persiga la compañía con el evento empresarial serán necesarias o más adecuadas unas acciones u otras, pero hay una serie de necesidades que todos los eventos comparten. Y cuando hablamos de necesidades comunes a todos los eventos corporativos nos referimos, por un lado, a las necesidades de comunicación y, por otro, a las necesidades de medición del retorno del evento. Porque sí, el ROI o retorno de la inversión del evento también se mide. Si quieres saber cómo comunicar con eficacia tu evento y cómo medir sus resultados, sigue leyendo que vamos a entrar en materia.
Beneficios de organizar eventos corporativos
Hoy hablamos de organización de eventos y comunicación corporativa. Y es que los eventos están de moda, ¿te habías dado cuenta?
En un entorno marcado por la sobreestimulación, los eventos corporativos presenciales recuperan protagonismo porque ofrecen algo cada vez más valioso: atención compartida y conexión humana. Tras una etapa en la que han predominado los encuentros virtuales, estos últimos comienzan a perder interés en favor de los eventos presenciales, que sí permiten conversar cara a cara, vivir experiencias y establecer vínculos más cercanos. Para las empresas, los eventos corporativos son una oportunidad para destacar entre el ruido digital y generar un recuerdo de marca más duradero.
Si tuviéramos que resumir al máximo los beneficios de organizar eventos corporativos nos quedaríamos con estas razones o ventajas de los eventos empresariales:
- Reforzar la marca: dar visibilidad y crear una experiencia que el público recuerde.
- Fidelizar clientes: generar confianza y fortalecer el vínculo personal.
- Abrir oportunidades de negocio: conectar con posibles clientes, socios y colaboradores. Los eventos corporativos son una de las formas más efectivas de captar clientes potenciales.
- Mostrar el valor de la oferta: acercar productos y servicios mediante demostraciones.
- Conocer mejor al público: recoger opiniones, detectar necesidades y descubrir oportunidades de mejora.
- Ampliar el alcance de la comunicación: generar contenido y conversaciones para redes y futuras campañas.
- Fortalecer al equipo: reconocer su trabajo, mejorar las relaciones y reforzar el sentimiento de pertenencia. Es un beneficio especialmente destacado en eventos de team building. Sin embargo, el sentimiento de unión y pertenencia de los empleados suele verse reforzado cuando invitas a tu equipo a participar en cualquier tipo de evento corporativo que promueva la compañía.
- Atraer talento: mostrar la cultura y los valores de la empresa como lugar para trabajar.
Protocolos de organización de eventos y comunicación corporativa
Dentro de todo lo que implica la gestión de eventos, ya hemos adelantado que nos vamos a centrar fundamentalmente en dos aspectos: comunicación corporativa y medición del ROI del evento. Por lo que comenzamos a centrarnos en el primero de los grandes temas que nos hemos planteado para este post sobre eventos corporativos: la comunicación del evento.
Para que de verdad se materialicen todos los beneficios del evento corporativo a los que nos hemos referido antes, debes comunicar con eficacia tu evento antes, durante y después del encuentro. Y esto requiere, fundamentalmente:
- dar visibilidad al evento antes de su celebración
- documentar los momentos clave durante la jornada
- y prolongar su impacto a través de contenidos de comunicación y piezas audiovisuales posteriores
Se trata de combinar comunicación estratégica con trabajo de campo para ampliar el alcance y la repercusión de la cita, generando contenidos de valor que contribuyan a amplificar la relevancia del evento.
Veamos qué acciones de comunicación corporativa deben realizarse antes, durante y después del evento.
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La comunicación antes del evento: cómo atraer público a un evento corporativo
Por muy bien que lo hayas pensado todo, puede ocurrir que no logres atraer al público suficiente al evento; uno de los grandes temores de todo organizador de eventos. Para que esto no suceda, lo más importante es que el evento tenga sentido: un propósito, un objetivo y, sobre todo, un concepto claro. Pero, con todo, para lograr atraer público es esencial que la comunicación y la promoción previa al evento sean eficaces.
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Entonces, ¿cómo atraer público a un evento corporativo?
La comunicación previa al evento requiere preparar y difundir contenidos para generar interés, informar sobre la convocatoria y favorecer la asistencia. Algunas de estas acciones son convocatorias y notas de prensa, correos electrónicos o email marketing con la convocatoria y publicaciones en redes sociales. Algunas redes sociales, como LinkedIn, tienen funcionalidades específicas para difundir eventos programados.
Es, además, muy recomendable destinar una partida presupuestaria a ampliar el alcance de estas publicaciones con publicidad, ya sea en redes sociales, en medios de comunicación “tradicionales” o digitales, con publicidad exterior o de otro tipo.
Y no hay que olvidar la importancia de las invitaciones personales: todos los miembros de la organización deben activar su red de contactos empresariales para invitar a las personas que potencialmente puedan estar interesadas en el evento.
Cobertura y comunicación durante el evento: las redes son la clave
Durante el evento las redes sociales son la clave. Es esencial que las personas encargadas de la comunicación tengan capacidad para trabajar con fluidez y que conozcan todo el potencial de las diferentes plataformas a fin de lograr el máximo alcance y maximizar la dinamización con el resto de los usuarios. Será muy buena idea poner en marcha acciones para activar la participación de los asistentes.
Algunas cosas que se pueden hacer en este plano son la colocación de un photocall, establecer un hashtag del evento, colocar códigos QR en cartelería y aprovechar, en definitiva, cada ocasión y soporte para incentivar al público a compartir su experiencia en redes sociales, recordándoles cómo pueden mencionar a tu marca en las distintas plataformas. Nunca sabes si alguno de los asistentes tiene muchos más seguidores que tu empresa y os puede hacer llegar mucho más lejos.
Otras acciones específicas que deben abarcarse en la cobertura del evento son:
- Documentar la jornada mediante fotografía y vídeo para recoger los momentos más relevantes.
- Generar material para su posterior comunicación.
- Recoger totales y declaraciones de los participantes y asistentes.
- Y, por supuesto, realizar publicaciones en directo en redes sociales durante el evento.
Por último y no menos importante, el equipo encargado de la comunicación del evento debe tener capacidad de adaptación para resolver cualquier imprevisto técnico o logístico que se presente, a fin de garantizar la cobertura del evento.
Después del evento: comunicar y medir el ROI del evento
Después del evento, tanto las redes sociales como el email marketing seguirán siendo muy importantes. Habréis de preparar materiales para comunicar los resultados, agradecer la participación y mantener la visibilidad del evento.
Algunas ideas concretas en este punto serían:
- Vídeo resumen del evento
- Nota de prensa posterior
- Newsletter de agradecimiento, así como contenidos en esa misma línea en el blog y las redes sociales.
La idea que debes tener clara es que el evento termina, pero sus efectos comunicativos todavía no.
Cómo medir el ROI de eventos corporativos
¿Sabes que se puede medir el ROI de un evento? Puede que no sea tan fácil como medir las ventas de la campaña de Black Friday de un comercio electrónico, pero un evento corporativo no deja de ser una acción de branding y sí, las campañas de marca también se miden.
Como toda acción de branding o comunicación de marca, su medición es a un plazo algo mayor y en distintas fases.
Terminamos con una tabla súper útil que recoge acciones concretas para medir el retorno de la inversión de tu evento corporativo.
| Acción | Qué medir |
| Encuestar antes y después a los asistentes con las mismas preguntas | Evolución del recuerdo de marca, confianza, atributos asociados e intención de compra. |
| Comparar con un grupo similar que no haya asistido | Diferencias que ayuden a distinguir el efecto del evento del de otras campañas. |
| Monitorizar redes y medios antes, durante y después | Alcance, menciones, contenido compartido y tono de las conversaciones. |
| Usar QR, enlaces UTM y una landing específica | Visitas, registros, descargas y solicitudes procedentes del evento. |
| Revisar búsquedas de marca y tráfico directo | Posibles aumentos de interés tras el evento, teniendo en cuenta otras acciones simultáneas. |
| Registrar los contactos en el CRM y hacer seguimiento | Reuniones, oportunidades y ventas a 30, 90 y 180 días, según el ciclo comercial. |
| Calcular el coste por resultado | Coste por asistente del público objetivo, contacto cualificado y oportunidad; permite comparar eventos y campañas. |
Ahora sí tienes más información sobre cómo sacar partido a tu evento a efectos de comunicación. Esperamos que este contenido te ayude a decidirte con tu próximo evento empresarial. Te recordamos nuestro contacto para conocer nuestra propuesta concreta de cobertura y comunicación de eventos corporativos e institucionales.
Por cierto, las fotos que ilustran este post son imágenes reales de eventos cubiertos y organizados por BusinessGo.
