Cómo crear un cuadro de mando para PYMES

Existe una cierta tendencia a relacionar los conceptos de cuadro de mando con grandes corporaciones. Es evidente que los programas más potentes estarán sólo al alcance de éstas, en gran parte movidos por el volumen de datos que a su vez generan diariamente. Sin embargo, también se puede crear un cuadro de mando para pymes. Veámoslo.

En el caso de pymes y micropymes, el hecho de no establecer un Cuadro de Mando Integral (CMI) podría colocarles en una situación de clara desventaja con respecto a otras que sí lo tienen, pierdo así gran parte del valor añadido que aporta la medición de los objetivos estratégicos que traspasaremos CMI.

¿Qué es un cuadro de mando integral?

Se puede definir el cuadro de mando integral como aquél que engloba y unifica todos los cuadros de mando que podríamos utilizar por separado.

Debes abordar 4 aspectos o categorías (ampliables según el tipo de negocio que tengas): el financiero, cliente, los procesos internos y el crecimiento/formación

Fotografía: iembs.com

Si bien existe software específico para dicho fin, lo cierto es que también podemos preparar una herramienta de modo casero. Para hacerlo, solo necesitamos abrir una hoja de cálculo (un Excel, por ejemplo) y empezar una lluvia de ideas sobre diferentes categorías en la forma de cuantificar y marcar metas y porcentajes de éxito para cada una de ellas. Podemos usar cuadros, fórmulas o tablas y gráficos dinámicos, de modo que muy probablemente con el tiempo y la experiencia iremos mejorando la forma de extraer los informes y presentar la información. Lo importante en este punto es no escatimar en el hecho de volcar tantas ideas como seamos capaces de generar.

Aspecto clave de un cuadro de mando para pymes:

1) VISIÓN FINANCIERA

Debemos apuntar todos aquellos objetivos de crecimiento que tiene nuestra empresa. Valor añadido, margen de nuestras operaciones, capital, ROI de las inversiones… cuanto más detallado y segmentado sea nuestro cuadro, mejores conclusiones extraeremos. ¿Hemos invertido en algún proyecto asociado? ¿Qué retorno tienen nuestras inversiones? ¿Y la efectividad de nuestras visitas comerciales? ¿Nuestros viajes generan un margen positivo?

2) VISIÓN DE CLIENTE

Cuidemos este apartado, porque de nuestra relación con los clientes dependerá gran parte del éxito o evolución alcista de nuestra empresa.

¿Tenemos un blog o newsletter asociado a la web? Calculemos la evolución deseable de afiliados. ¿Tenemos un servicio de reclamaciones? Midamos y propongamos un determinado descenso de ellas. ¿Estamos fidelizando a nuestros clientes online? Calculemos la proporción de clientes recurrentes respecto los nuevos. ¿Estamos captando un mayor número de clientes? Diseñemos una línea de captación y campañas asociadas

Me gustaría remarcar que las posibilidades son múltiples, podemos cruzar tantas variables como queramos para tratar de extraer datos útiles para nuestra planificación empresarial. El cuadro de mando integral debe suponer una visión global de los objetivos que queremos alcanzar en todas las áreas, y reitero que cuanto mayor sea la segmentación, aspectos monitorizados y detalle, mejores serán los datos que nos proporcione para nuestra posterior toma de decisiones.

3) VISIÓN INTERNA

¿Queremos buscar nuevos proveedores que reduzcan los costes de compra? ¿Podemos renegociar contratos antiguos? ¿Qué tiempo de entrega queremos conseguir? ¿Queremos lanzar nuevos productos o variantes de los existentes? Estos son ejemplos de situaciones que podemos cuantificar para establecer unos niveles escalonados en base a los objetivos, donde fijaremos un valor aceptable y un valor de éxito.

Por ejemplo, imaginemos que somos un minorista y queremos reducir los costes de las compras a mayoristas. Para ello renegociaremos las condiciones con nuestros proveedores principales y valoraremos las alternativas que la importación desde otros países puede ofrecernos. Marcaremos que el mínimo de mejora debería ser de un 2%, y el éxito lo estableceremos a partir del 5%. Los valores deben ser realistas y adaptados a nuestro caso, estudiando con detenimiento los números de años anteriores y la evolución o coyuntura económica prevista para el siguiente año. En este caso, si no alcanzamos ni tenemos previsión de alcanzar a medio año este descenso del coste de un 2% deberán saltar las alarmas y apremiar a los responsables (o nosotros mismos en caso de que lo seamos) a solucionar este punto concreto.

4) VISIÓN DE CRECIMIENTO/FORMACIÓN

Si somos una pyme seguramente tendremos mucha proximidad con nuestros empleados. Ésta es una buena oportunidad para obtener datos muy fiables y extrapolables para el futuro, cuando la empresa crezca, sobre las formas y niveles de satisfacción de nuestros empleados. ¿Cuántos días se ausentan? ¿Cuántas ideas de negocio proponen? ¿Cuántas horas extra realizan? ¿Cuántas llamadas comerciales hacen? ¿Cuántos emails envían/contestan?

De nuevo, con una correcta aproximación a estos indicadores podremos establecer objetivos deseables para detectar desviaciones y poder reorientarlas a tiempo.

Guía detallada para un cuadro de mando para pymes

Dicho todo esto, en el caso de que quieras ir más allá en tecnicismos y aplicaciones, te aconsejo que leas este post sobre la implementación de un cuadro de mando integral. Así pues, entre lo que he comentado al principio y esta guía, ya tienes los primeros pasos y el detalle para valorar y hacer las reflexiones necesarias para diseñar y monitorizar tu el cuadro de mando integral de tu empresa.

Quizás tu competencia está utilizando algo parecido. Y tú, ¿utilizas algún sistema similar? Estaré encantado de que lo compartas…

Sobre el autor: Roger Llorens está licenciado en ADE por la UAB y se halla completando sus estudios en la Linnaeus University de Suecia. Es especialista en marketing online desde 2008 y trabaja en estrategia online corporativa y comunicativa para varias empresas y startups.

Texto publicado en: marketingenredes.com